Proč je dobré mít funkční compliance program

Od nabytí účinnosti zákona č. 418/2011 Sb., o trestní odpovědnosti právnických osob a řízení proti nim, ve znění pozdějších předpisů, („ZTOPO“) již uplynula notná dávka času a byl také několikrát novelizován.

Významnou změnou byla novelizace § 8 ZTOPO, kdy s účinností od 1. 12. 2016 byla do zákona implementována možnost zproštění trestní odpovědnosti právnické osoby, jestliže vynaložila veškeré úsilí, které po ní bylo možné spravedlivě požadovat, aby spáchání protiprávního činu zabránila.

Zakotvení možnosti zproštění trestní odpovědnosti právnické osoby je významným institutem, který však předpokládá, že k jeho uplatnění, respektive naplnění podmínek zproštění, bude řádně a důkladně přistupováno ze strany každé jednotlivé společnosti. 

To jinými slovy znamená, že chce-li daná společnost využít institutu zproštění trestní odpovědnosti, nemůže jen odkázat na existenci formálně zavedeného compliance programu, ale je třeba prokázat, že je takový program vhodně zvolený, tedy nikoliv standardizovaný a obecně formulovaný, ale „šitý na míru“ a vytvořený s přihlédnutím ke specifikům podnikatelské činnosti dotčené společnosti i její organizační struktuře, a především jde o program funkční, jehož funkčnost je pravidelně ověřována.

Compliance program je třeba vnímat jako nástroj, který je třeba implementovat napříč všemi vnitřními předpisy daného subjektu. Pro jeho úspěšné uplatnění a využití v rámci výše citovaného ustanovení ZTOPO tak nestačí uvádět vzletná prohlášení o cíli vyvarovat se všech činností, které by mohly naplňovat znaky trestného činu, nebo nepodporovat a netolerovat jakoukoli formu trestné činnosti (ač i tato mohou a zpravidla v takových programech v rámci preambulí zaznívají). 

Je nezbytné si uvědomit, jak daný subjekt funguje, v jakých klíčových oblastech dochází k situacím, kde by potenciálně mohla vzniknout riziková situace z hlediska trestněprávních předpisů, a v konečném důsledku jasně identifikovat, kdo a v jakém rozsahu má za ta která jednání ve společnosti/posuzovaném subjektu odpovědnost.

Konečně jak vyplývá i z dosavadní rozhodovací praxe, formalistické používání compliance programů danému subjektu k jeho vyvinění nepomůže. 

Jinými slovy, například pouhý odkaz na skutečnost, že osoba ve vedoucím postavení, která jednala v jejím zájmu, se zavázala řídit vypracovaným etickým kodexem a pravidly chování, v žádném případě nenaplňuje zákonnou podmínku vynaložení veškerého úsilí, které je po ní možné spravedlivě požadovat.

Compliance program tak musí být komplexním opatřením, které zahrnuje úpravu a revizi relevantních vnitřních předpisů společnosti podle toho, na co se činnost právnické osoby zaměřuje. Tyto vnitřní předpisy pak musí být aktivně využívány, zaměstnanci a spolupracující osoby v nich proškolováni a s nimi seznamováni a konečně tyto musí být i shlíženy a revidovány v návaznosti na zjištění, jak jsou programy efektivní či nikoli.

Compliance programy tedy nelze vnímat pouze jako statickou součást vnitřních směrnic a interních postupů společnosti, ale jako kontinuálně zdokonalovaný systém, jehož implementace a efektivní uplatňování (nejen) z hlediska zproštění trestní odpovědnosti právnických osob předpokládá širokou škálu činností a opatření – od identifikace rizik, stanovení cílů compliance programu a vytvoření příslušných vnitřních předpisů (etické a protikorupční kodexy, procesní předpisy upravující postupy při existenci podezření o protiprávním jednání), přes pravidelná školení zaměstnanců i managementu společnosti, audity a kontrolní činnost osob odpovědných za implementaci compliance programů (tzv. compliance officer), vlastní vynucování zavedených pravidel a faktické uplatňování všech prevenčních, detekčních i reakčních mechanismů, až po pravidelnou evaluaci funkčnosti compliance programů v rámci kontrolních či statutárních orgánů společnosti. 

V této souvislosti je třeba zmínit, že základním předpokladem fungujícího compliance programu je skutečná a jasně deklarovaná podpora ze strany vrcholného vedení společnosti (takzvaný princip „tone from the top“), které v souladu s požadavkem péče řádného hospodáře nese za vnitřní kontrolní systém a funkci compliance odpovědnost.

Ani z občanskoprávního, respektive obchodněprávního hlediska by tak neměla být orgány právnických osob problematika compliance opomíjena.

V neposlední řadě je třeba mít na paměti, že konstrukce ZTOPO pracuje s pojmem „osob ve vedoucím postavení“ právnické osoby. I na tento na první pohled malý detail v rámci hierarchie osob právnické entity je třeba myslet během přípravy funkčních compliance programů. 

Nezřídka se můžeme setkat s tím, že pozice, kompetence a odpovědnosti osob ve struktuře právnické osoby nejsou důkladně popsány. Funkční compliance program tak musí počítat i s touto skutečností a důkladně ji zpracovat.

Výše popsané je možné ilustrovat na jednoduchém případu. Je-li připravován compliance program pro společnost zabývající se výrobou, bude třeba se soustředit nejen na úpravu pravidel obchodního styku, ale například i na oblast BOZP nebo výrobní pravidla (například kvalita výroby, nakládání s výrobky apod.).

Naopak budeme-li hovořit o subjektu, jehož jádro podnikatelské činnosti leží v sektoru finančnictví, bude podstatné klást větší důraz na etické standardy, pravidla AML či whistleblowing. Neméně důležitou oblast pak budou tvořit pravidla chování pracovníků právnické osoby v rámci zadávacích řízení, či soutěžně-právní aspekty fungování společnosti a z toho plynoucí rizika trestního postihu.

Jak je tomu koneckonců se vším, vždy je třeba dané opatření, to znamená nastavení kvalitního a funkčního compliance programu, uzpůsobit na míru každé konkrétní společnosti právě s ohledem na její předmět podnikání, strukturu řízení společnosti a další specifikace. Ty je vždy nutné odhalit a zpracovat již v rámci přípravy těchto programů.

Na tvorbu efektivních compliance systémů se specializuje množství právníků a advokátních kanceláří. Pokud ta „Vaše“ společnost dosud žádný nemá či by vás zajímalo, jak stávající systém vylepšit, určitě neváhejte ani minutu.