Poslední novela zákoníku práce se v médiích přirozeně probírala primárně v souvislosti s úpravou některých typů úvazků či práce na dálku. Jaké jsou širší dopady další novinky, kterou je digitalizace HR? Nejen to přišli do podcastu Právo & Byznys debatovat Veronika Horáková, ředitelka divize Péče o zaměstnance banky Air Bank, a advokát z advokátní kanceláře PRK Partners Daniel Vejsada.
Novela zákoníku práce přinesla novinky v úpravě pravidel práce z domova či dohody o provedení práce a dohody o pracovní činnosti. Jak ale v úvodu upozorňuje Vejsada, nová norma též otevírá dveře poměrně zásadní digitalizaci HR, což je podle něj jedno z mála pozitiv, která novela přináší zaměstnavatelům.
„Krása této novely spočívá v tom, že nyní již neexistuje jediný dokument v oblasti HR, který by nešlo v praxi dělat digitálně,“ říká advokát s tím, že pihou na oné kráse je nedotaženost tohoto kroku. „Úprava se dala udělat jednodušeji, a ještě víc se otevřít možnostem digitalizace. Zákonodárce skončil na půl cesty. Z té úpravy je cítit nedůvěra, určitá snaha chránit zaměstnance před elektronickými dokumenty jako něčím špatným, čemuž moc nerozumím.“
Horáková navazuje s tím, že v Air Bank se do digitalizace agendy HR pustili již před pěti lety, navzdory tehdy o poznání rigidnějším regulím a jisté dávce rizika. Od loňského prosince je HR v bance v podstatě plně digitální, a aktuální novelizace tedy toto úsilí jen legitimizovala.
Horáková nicméně souhlasí s Vejsadou, že zaměstnavatelé mohou mít z této části novely smíšené pocity. „Uživatelská zkušenost s elektronickými podpisy je dnes běžná a je škoda, že v oblasti pracovního práva a pracovních smluv vytváříme zvláštní psychologickou bariéru,“ říká k novele.
Co čeká subjekt, který se rozhodne pro plnou digitalizaci HR? Podle Vejsady je těch úkolů více, než se může zdát. Zajištěním poskytovatele elektronického podpisu to začíná, ale navzdory očekávání mnohých nekončí.
„Vytvoření a podpis dokumentu je jen první fáze. Dokument je třeba uložit na zabezpečené úložiště, je třeba nastavit přístupová práva, aby dokumenty s osobními údaji někdo nesmazal nebo neukradl, což řada i velkých firem opomíjí. A pak je tu otázka dlouhodobé archivace, protože na dokumentech jsou elektronické podpisy, časová razítka, pečetě a ty je třeba udržovat. Z naší praxe vidíme velký zájem zaměstnavatelů o digitalizaci HR, ale u těchto témat se digitalizační záměry vždy trochu zadrhnou,“ říká právník.
Z pohledu Horákové je na startu digitalizačního procesu důležité si říct, čeho chci dosáhnout a pomocí jakých úkonů. „Je potřeba začít přemýšlet, jaký proces v organizaci chci mít, co za úkony chci dělat, co naopak nepotřebuji, kdy a jak. Jakou máme povahu práce, kde se kolegové pohybují, co dělají manažeři. Když toto zmonitoruji a zreviduji procesy, přidám k tomu, co chci nového zavést, teprve poté se začne šít digitální řešení,“ říká manažerka Air Bank s tím, že prosté překlopení „analogových“ procesů do digitálního světa většinou nefunguje.
Obecně je podle Vejsady překážkou digitalizace HR agendy základní neznalost fungování digitálních nástrojů, jako je třeba elektronický podpis. „Narážíme také na spoustu různých mylných představ a pověr. Typicky HR ředitel chce digitalizovat, jde za firemním právníkem, ten tomu třeba úplně nerozumí a vyjádří se tak, že to může být rizikové. Takže věc nakonec musí rozhodnout CEO, který také nechce jít do rizika, a celá věc se odloží,“ ilustruje Vejsada, že za pomalým rozvojem je často obava z neznámého. V případě některých organizací hovoří o „přirozeném odporu“.
Horáková navazuje s tím, že tato nedostatečná poptávka po digitalizaci má kořen v přesvědčení mnoha lidí, že pracovně-právní věci „se podepisují ručně, mám tužku a papír a je to. Vidím to černé na bílém, mám jistotu. Stará škola.“
Přestože na pandemii covid-19 v době jejího vrcholu málokdo spatřoval cokoli pozitivního, dnes je již možné vidět i přínosy. Podle Vejsady šlo o období, kdy výrazně stoupl zájem o digitalizaci HR.
„Ze dne na den zaměstnanci odešli z práce domů, ale život zaměstnavatelů a HR šel dál. Pořád bylo třeba podepisovat dodatky, prodloužení smluv a dohody o práci z domova. A najednou stáli před tím, jak to podepíšou, když personalista, zaměstnanec i šéf jsou doma. Obesílat všechny poštou se nezdálo jako dobré řešení. Takže se začali zabývat tím, za jakých podmínek by to šlo elektronicky. A tak začali zaměstnavatelé trošku tlačit na ministerstvo, aby se tou otázkou začalo zabývat,“ popisuje právník.
Z vlastní zkušenosti s digitalizačním procesem Horáková přibližuje, jaké nástrahy při tom hrozí. „Málem jsme se vydali asi dnešním pohledem viděno slepou uličkou. Chtěli jsme mít řešení rychle, aby bylo co nejjednodušší, fungovalo i pro pobočky a bylo v souladu s tehdejším zákoníkem práce. Původně jsme chtěli jít cestou signpadů, které jsme mohli prakticky okamžitě uvést v život, a to nás lákalo a dlouho jsme se proto té myšlenky drželi, ale nakonec i díky zlepšenému řešení podepisujeme v Signi. Zároveň je v našem řešení klíčový funkční HR systém, my máme Egje od Elanor, díky kterému jsme dokázali postavit celou architekturu jednoduše. Byl to souběh, protože řešení byla ve velkém rozpuku právě v době, kdy jsme činili finální rozhodnutí,“ říká manažerka Air Bank.
Jak se mají zaměstnavatelé vyhnout riziku kočkopsa, kdy povedou veškerou agendu HR na papíře i elektronicky? Jaké jsou zbývající dluhy státní správy v této oblasti a kde by naopak mohly přidat firmy? Více v podcastu Právo & Byznys.
